РЕГЛАМЕНТ РОБОТИ Відділу « Центру надання адміністративних послуг Високівської сільської ради»
Додаток 1
до рішення № 557 від
15 грудня 2023 року
29 сесії VІІІ скликання
РЕГЛАМЕНТ РОБОТИ
Відділу « Центру надання адміністративних послуг Високівської сільської ради»
1. Загальна частина
1.1. Регламент відділу «Центру надання адміністративних послуг Високівської сільської ради» (далі – Регламент) є нормативним актом, розробленим на основі чинного законодавства України, який визначає порядок організації роботи відділу «Центр надання адміністративних послуг», порядок дій адміністраторів, суб’єктів надання адміністративних послуг, їх взаємодії.
1.2. Терміни, які використовуються у цьому Регламенті, вживаються у значеннях, наведених у законах України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про адміністративні послуги», «Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності».
1.3. Надання адміністративних послуг у відділі ЦНАП здійснюється з дотриманням таких принципів:
-
верховенства права, у тому числі законності та юридичної визначеності;
-
стабільності;
-
рівності перед законом;
-
відкритості та прозорості;
-
оперативності та своєчасності;
-
доступності інформації про надання адміністративних послуг;
-
захищеності персональних даних;
-
раціональної мінімізації кількості документів та процедурних дій, що вимагаються для отримання адміністративних послуг;
-
неупередженості та справедливості;
-
доступності та зручності для суб’єктів звернення.
1.4. Відділ ЦНАП у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, актами центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, положенням про центр та регламентом центру.
2. Вимоги щодо подання інформації про ЦНАП
2.1. На інформаційних стендах розміщується інформація про:
-
найменування відділу ЦНАП його місцезнаходження, номери телефонів для довідок, адресу веб-сайту, електронної пошти;
-
графік роботи відділу ЦНАП (прийомні дні та години, вихідні дні);
-
перелік адміністративних послуг, які надаються через відділу ЦНАП та відповідні інформаційні картки адміністративних послуг;
-
строки надання адміністративних послуг;
-
бланки заяв та інших документів, необхідних для звернення за отриманням адміністративних послуг, а також зразки їх заповнення;
-
платіжні реквізити для оплати платних адміністративних послуг;
-
супутні послуги, які надаються в приміщенні центру;
-
прізвище, ім’я, по батькові начальника центру, контактні телефони, адресу електронної пошти;
-
Положення про відділ ЦНАП ;
-
Регламент відділу ЦНАП .
2.2. Графік роботи центру затверджується Високівською сільською радою з урахуванням вимог Закону України «Про адміністративні послуги».
2.3. Перелік адміністративних послуг, які надаються через відділ ЦНАП , розміщується у доступному та зручному для суб’єктів звернення місці, у тому числі на веб-сайті Високівської сільської ради. Адміністративні послуги в переліку групуються за моделлю життєвих ситуацій суб’єктів звернення та/або сферами правовідносин (законодавства), та/або суб’єктами надання адміністративних послуг.
2.4. Бланки заяв, необхідні для замовлення адміністративних послуг, розміщуються на стендах-накопичувачах або стелажах із вільним доступом до них суб’єктів звернення.
3. Інформаційна та технологічна картки адміністративних послуг
3.1. Основна інформація щодо надання адміністративних послуг для суб’єкта звернення описується у відповідних інформаційних картках, а порядок організації надання адміністративних послуг – у відповідних технологічних картках.
3.2. Суб’єктом надання адміністративних послуг на кожну адміністративну послугу, яку він надає відповідно до чинного законодавства України, затверджуються інформаційна i технологічна картки, а у разі якщо суб’єктом надання є посадова особа – органом, якому вона підпорядковується.
Інформаційна картка адміністративної послуги, що надається територіальним органом центрального органу виконавчої влади, іншого державного органу, їх посадовими особами, які уповноважені відповідно до чинного законодавства України надавати адміністративну послугу, затверджується на підставі типової інформаційної картки, затвердженої відповідним центральним органом виконавчої влади, іншим державним органом.
3.3. Високівська сільська рада, а також начальник відділу ЦНАП можуть вносити суб’єктові надання адміністративної послуги, адміністратору пропозиції щодо необхідності внесення змін до затверджених інформаційних та технологічних карток адміністративних послуг (у тому числі для документів дозвільного характеру у сфері господарської діяльності).
3.4. У разі внесення змін до законодавства щодо надання адміністративної послуги суб’єкт її надання своєчасно інформує про це начальника відділу ЦНАП, готує пропозиції щодо внесення змін до інформаційних та/або технологічних карток згідно із законодавством.
4. Інформування суб’єкта звернення
4.1. Для надання допомоги суб’єктам звернення у користуванні послугами проводиться консультування із загальних питань організації роботи центру та порядку прийому суб’єктів звернення, а саме:
- інформування за усним клопотанням суб’єкта звернення про належність порушеного ним питання до компетенції відділу ЦНАП ;
- консультування суб’єктів звернення щодо порядку внесення плати (адміністративного збору) за надання платних адміністративних послуг, надає інформацію про платіжні реквізити для сплати адміністративного збору;
- надання іншу інформації та допомоги, що необхідні суб’єктам звернення до прийому їх адміністратором/суб’єктом надання адміністративних послуг.
4.2. Суб’єктам звернення, які звернулися до відділу ЦНАП з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку (телефону, електронної пошти, інших засобів зв’язку), забезпечується можливість отримання інформації про надання адміністративних послуг центром у спосіб, аналогічний способу звернення.
5. Керування чергою в Центрі
5.1. З метою забезпечення зручності та оперативності обслуговування суб’єктів звернення у відділі ЦНАП вживаються заходи для запобігання утворенню черги, а у разі її утворення - для керування чергою.
5.2. У відділі ЦНАП може здійснюватися попередній запис суб’єктів звернення на прийом до адміністратора або представника адміністративного органу на визначену дату та час. Попередній запис може здійснюватися шляхом особистого звернення до відділу ЦНАП та/або за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку Прийом суб’єктів звернення, які зареєструвалися шляхом попереднього запису, здійснюється у визначені керівником відділу ЦНАП години.
5.3. Відділ ЦНАП може здійснювати керування чергою в інший спосіб, гарантуючи дотримання принципу рівності суб’єктів звернення.
6. Прийняття заяви та інших документів у Центрі
6.1 Прийняття від суб’єкта звернення заяви та інших документів, необхідних для надання адміністративної послуги (далі - вхідний пакет документів), та повернення документів з результатом надання адміністративної послуги (далі - вихідний пакет документів) здійснюється виключно в відділі ЦНАП .
6.2. Прийняття заяв для отримання адміністративних послуг від фізичних осіб, у тому числі фізичних осіб - підприємців, здійснюється незалежно від реєстрації їх місця проживання, крім випадків, передбачених законом.
6.3. Заяви від юридичних осіб приймаються за місцезнаходженням таких осіб або у випадках, передбачених законом, за місцем провадження діяльності або місцезнаходженням відповідних об’єктів, якщо інше не встановлено законом.
6.4. Суб’єкт звернення має право подати вхідний пакет документів у відділі ЦНАП особисто, через представника (законного представника), надіслати його поштою (рекомендованим листом з описом вкладення) або у випадках, передбачених законом, за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.
6.5. У разі коли вхідний пакет документів подається представником (законним представником) суб’єкта звернення, пред’являються документи, що посвідчують особу представника та засвідчують його повноваження.
6.6. Адміністратор центру/суб’єкт надання адміністративних послуг відділу ЦНАП (який може виконувати функції адміністратора) перевіряє відповідність вхідного пакета документів інформаційній картці адміністративної послуги, у разі потреби надає допомогу суб’єктові звернення в заповненні бланка заяви. У разі коли суб’єкт звернення припустився неточностей або помилки під час заповнення бланка заяви, адміністратор центру/суб’єкт надання адміністративних послуг центру (який може виконувати функції адміністратора) повідомляє суб’єктові звернення про відповідні недоліки та надає необхідну допомогу в їх усуненні.
6.7. Адміністратор центру/суб’єкт надання адміністративних послуг відділу ЦНАП (який може виконувати функції адміністратора) складає опис вхідного пакета документів, у якому зазначаються інформація про заяву та перелік документів, поданих суб’єктом звернення до неї, у двох примірниках.
6.8. Суб’єктові звернення надається примірник опису вхідного пакета документів за підписом і з проставленням печатки (штампа), відмітки про дату та час його складення. Другий примірник опису вхідного пакета документів зберігається в матеріалах справи.
6.9. Адміністратор центру/суб’єкт надання адміністративних послуг відділу ЦНАП (який може виконувати функції адміністратора) під час отримання вхідного пакета документів зобов’язаний з’ясувати прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення про результат надання адміністративної послуги, а також бажане місце отримання оформленого результату надання адміністративної послуги, спосіб передачі суб’єктові звернення вихідного пакета документів (особисто, засобами поштового або телекомунікаційного зв’язку), про що зазначається в описі вхідного пакета документів у паперовій та/або електронній формі.
6.10. Адміністратор Центру/суб’єкт надання адміністративних послуг центру (який може виконувати функції адміністратора) здійснює реєстрацію вхідного пакета документів шляхом внесення даних до журналу реєстрації (у паперовій та/або електронній формі). Після внесення даних справі присвоюється номер, за яким здійснюється її ідентифікація та який фіксується на бланку заяви і в описі вхідного пакета документів.
6.11. У разі коли вхідний пакет документів отримано засобами поштового зв’язку і він не містить інформації про прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення, адміністратор центру/суб’єкт надання адміністративних послуг відділу ЦНАП (який може виконувати функції адміністратора) не пізніше наступного робочого дня надсилає суб’єктові звернення опис вхідного пакета документів електронною поштою (та/або його відскановану копію) чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку або поштовим відправленням.
6.12. Після реєстрації вхідного пакета документів адміністратор Центру/суб’єкт надання адміністративних послуг відділу ЦНАП (який може виконувати функції адміністратора) формує справу у паперовій формі та в разі потреби здійснює її копіювання та/або сканування.
6.13. Діловодство здійснюється відповідно до номенклатури справ відділу ЦНАП затвердженої Високівською сільською радою.
7. Опрацювання справи (вхідного пакета документів)
7.1. Після вчинення дій, передбачених пунктами 6.1- 6.13 цього регламенту, адміністратор відділу ЦНАП зобов’язаний невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня з урахуванням графіка роботи суб’єкта надання адміністративної послуги, надіслати (передати) вхідний пакет документів суб’єктові надання адміністративної послуги, до компетенції якого належить питання прийняття рішення у справі, про що робиться відмітка в листі про проходження справи із зазначенням часу, дати та найменування суб’єкта надання адміністративної послуги, до якого її надіслано, та проставленням печатки (штампа) адміністратора, що передав відповідні документи.
7.2. Суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний:
- своєчасно інформувати відділ ЦНАП про перешкоди у дотриманні строку розгляду справи та прийнятті рішення, інші проблеми, що виникають під час розгляду справи;
- надавати інформацію на усний або письмовий запит (у тому числі шляхом надсилання на адресу електронної пошти) адміністратора відділу ЦНАП про хід розгляду справи.
7.3. У разі виявлення факту порушення вимог законодавства щодо розгляду справи (строків надання адміністративної послуги тощо) адміністратор Центру/суб’єкт надання адміністративних послуг відділу ЦНАП (який може виконувати функції адміністратора) невідкладно інформує про це начальника відділу ЦНАП .
8. Передача вихідного пакета документів суб’єктові звернення
8.1. Адміністратор Центру/суб’єкт надання адміністративних послуг відділу ЦНАП (який може виконувати функції адміністратора) після оформлення результату надання адміністративної послуги, у строки, передбачені законодавством, формує вихідний пакет документів та повідомляє про результат надання адміністративної послуги суб’єктові звернення у спосіб, зазначений в описі вхідного пакета документів, здійснює реєстрацію вихідного пакета документів шляхом внесення відповідних відомостей до листа про проходження справи, а також до відповідного реєстру в паперовій та/або електронній формі.
8.2. Вихідний пакет документів передається суб’єктові звернення особисто під підпис (у тому числі його представникові (законному представникові)) у разі пред’явлення документа, що посвідчує особу та/або засвідчує його повноваження, або у випадках, передбачених законодавством, передається в інший прийнятний для суб’єкта звернення спосіб.
8.3. Інформація про дату отримання вихідного пакета документів суб’єктом звернення зазначається в описі вхідного пакета документів і зберігається в матеріалах справи.
8.4. У разі незазначення суб’єктом звернення зручного для нього способу отримання вихідного пакета документів або його неотримання в центрі протягом двох місяців відповідні документи надсилаються суб’єктові звернення засобами поштового зв’язку. У разі відсутності відомостей про місце проживання (місцезнаходження) суб’єкта звернення та іншої контактної інформації вихідний пакет документів зберігається протягом тримісячного строку в центрі, а потім передається для архівного зберігання.
8.5. У разі коли адміністративна послуга надається невідкладно, адміністратор Центру/суб’єкт надання адміністративних послуг відділу ЦНАП (який може виконувати функції адміністратора) реєструє інформацію про результат розгляду справи в журналі (у паперовій та/або електронній формі), негайно формує вихідний пакет документів та передає його суб’єктові звернення.
8.6. Відповідальність за несвоєчасне та неналежне надання адміністративних послуг несуть суб’єкти надання таких послуг та в межах повноважень адміністратори і начальник відділу ЦНАП .
Секретар сільської ради Олена ЧАЙКА
